Automatisations : laissez StayOS travailler pour vous
Messages aux voyageurs, ménages, alertes : 15 modèles prêts à l’emploi, à activer en un clic.
Une automatisation suit une règle simple : quand quelque chose se produit (nouvelle réservation, veille de l’arrivée, ménage terminé…), si les conditions sont remplies, alors StayOS agit à votre place.
Démarrer en un clic
Le pack de démarrage installe l’essentiel d’un coup : confirmation au voyageur, instructions d’arrivée la veille, ménage créé pour chaque réservation, tâches retirées en cas d’annulation, demande d’avis après le départ. Cliquez sur Tout activer.
Les modèles prêts à l’emploi
Chaque carte dit en clair « Quand » et « Alors ». Activer crée l’automatisation et, pour les messages, l’e-mail correspondant, déjà rédigé en français, anglais et arabe. Tout reste modifiable.
| Catégorie | Modèles |
|---|---|
| Voyageurs | Confirmation de réservation · Préparer l’arrivée (J-3) · Instructions d’arrivée (la veille) · « Bien installé ? » le soir de l’arrivée · Rappel de départ · Merci et demande d’avis |
| Ménage et équipe | Ménage automatique après chaque séjour · Accueil du voyageur · Contrôle la veille de l’arrivée · Ménage de mi-séjour (séjours longs) · Annulation : tâches retirées · Logement prêt |
| Alertes | Nouvelle réservation · Incident urgent · Suivi des avis négatifs |
Programmer au bon moment
Pour « Avant / après l’arrivée » et « Avant / après le départ », choisissez un moment précis : par exemple 3 jours avant l’arrivée, à 10 h, ou le lendemain du départ, à 11 h. L’heure est celle de votre conciergerie. Une réservation faite au dernier moment reçoit quand même les messages d’avant l’arrivée.
Conditions et actions
- Conditions (facultatives) : un logement, un canal (Airbnb, Booking, direct…), un montant, un nombre de nuits, une priorité, un type de tâche, la note d’un avis…
- Envoyer un e-mail ou un WhatsApp au voyageur, avec un modèle de Messagerie (WhatsApp : une fois votre numéro relié).
- Créer une tâche : rattachée au séjour, avec la bonne échéance (jour du départ pour un ménage), assignée à quelqu’un si vous le souhaitez, jamais en double.
- Annuler les tâches du séjour : utile quand une réservation est annulée.
- Envoyer une alerte à l’équipe : à tout le monde ou à un rôle (ménage, techniciens, responsables…).
- Appeler un webhook : pour relier un autre outil.
En bas du formulaire, la phrase « En clair » résume la règle telle que StayOS va l’appliquer.
Vérifier ce qui s’est passé
Sur la fiche d’une automatisation, Dernières exécutions montre chaque passage : ce qui a été fait, ce qui n’a pas été exécuté et pourquoi (par exemple « aucune adresse e-mail pour ce voyageur »).
Bon à savoir
- Airbnb et Booking ne transmettent pas l’e-mail du voyageur par le calendrier iCal : les e-mails partent aux voyageurs dont l’adresse est connue (réservations directes, site web, saisies manuelles, check-in en ligne).
- Les automatisations s’exécutent avec le forfait Agence (et pendant l’essai gratuit).
- Pour mettre une automatisation en pause sans la supprimer : bouton Désactiver.
Une question sur ce guide ?
Écrivez-nous : nous répondons en général dans la journée, en français, en anglais ou en arabe.
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